Можно поступить так.
Если определяем !допустим! цену в 300 грн с человека, то сейчас уже начинать сдавать 50% т.е. 150грн аванс.
Цена не большая, выделить заранее такую сумму думаю не составит проблемы тому, кто действительно хочет отметить ДР Клуба.
Тем самым вы подтверждаете своё присутствие на празднике. Потом думаю вы найдёте те 150 грн доложить, чтобы не гулять в долг (как показала практика).
Так будет примерно ясно, количество людей и где заказывать кафе/ресторан.
Если не думать зарание, то как начнутся планирования корпоративов, мы ничего толкового не найдём.
Хочу отметить, что в прошлом году еды было мало, но праздник удался, как обычно