Костя, сделайте так чтоб если участники заранее проплачивают своё участие, например за 2 недели, то пусть им будет скидка, допустим 20-30%, и вам легче планировать, вы будете видеть кол-во участников, и участникам проще, что можно дешевле. Именно ОПЛАТА а не регистрация, ну и продумать что если участник не приезжает, то деньги не возвращаются, а на следующий раз скидка 50%. Опять же и Вам не надо деньги возвращать, и участник будет знать что деньги не пропали, понятно что будет издержка в виде штрафа, но все же.
Сделайте градацию
за 2 недели -20%
за неделю -10%
и на месте- без скидок